Gemäß ERechVOBW und der EU-Richtlinie 2014/55 sind Städte und Kommunen zur Annahme und digitalen Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Die Stadt Neubulach baut derzeit einen automatisierten und medienbruchfreien Rechnungseingang auf.
Um den Prozess weiter optimieren zu können, stellt die Stadtverwaltung ihren Geschäftspartner/innen nachfolgende Informationen und Erklärungen zur E-Rechnung sowie eine Übersicht zur Handhabung der bisher bekannten Rechnungsarten zur Verfügung. Grundsätzlich akzeptiert die Stadt zwei Arten von Rechnungen: Die elektronische Rechnung in PDF-Format und Papierrechnungen.
PDF-Rechnung
Für den Eingang von PDF-Rechnungen hat die Stadt Neubulach die zentrale E-Mail-Adresse rechnung(at)neubulach.de eingerichtet. Eingehende PDF-Rechnungen werden ausgelesen und zur Bearbeitung an die jeweiligen Ämter oder Dienststellen weitergeleitet.
Für PDF-Rechnungen, die per E-Mail an das zentrale Rechnungspostfach eingehen, gelten folgende Anforderungen:
- Ein Anhang pro E-Mail: Jede E-Mail an das zentrale Rechnungspostfach muss genau einen Dateianhang enthalten.
- Eine Rechnung pro E-Mail: Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden.
- Zulässige Anhangs-Formate: Es werden nur Anlagen im PDF-Format akzeptiert. Andere Formate sind nicht zulässig und werden abgewiesen.
- Umgang mit rechnungsbegleitenden Dokumenten: Rechnungsbegleitende Dokumente (zum Beispiel Leistungsnachweise, Arbeitsberichte etc.) müssen in die Rechnungsdatei integriert werden. Wichtig ist dabei, dass das Rechnungsbild am Anfang steht.
- E-Mail-Text: Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang. Hintergrund: Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet. Das heißt, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
- Kein Kennwortschutz: Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
- Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug: Die zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug erforderlichen gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG sind einzuhalten.
- Bitte senden Sie keine Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Kundeninformationen oder sonstigen Geschäftsschreiben an das zentrale E-Mail-Postfach.
- Um Dopplungen zu vermeiden, möchten wir Sie bitten, jede Ihrer Rechnungen (nur einmalig) an unser elektronisches Postfach zu senden. Durchschriften an personalisierte Postfächer sind nicht erwünscht.